Privacyverklaring Tellify

Laatst gewijzigd: 26 oktober 2026 · Website: https://tellify.nl

Tellify (hierna: "wij", "ons" of "Tellify") levert geautomatiseerde AI-telefoondiensten en digitale telefonie-oplossingen aan het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandig ondernemers. In deze privacyverklaring lichten wij toe hoe wij omgaan met persoonsgegevens, welke rechten u heeft en op welke wijze wij voldoen aan de eisen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) en de Telecommunicatiewet.

1. Twee rollen onder de AVG: Wie is waarvoor verantwoordelijk?

Voor een goed begrip van deze privacyverklaring is het onderscheid tussen twee gegevensstromen van belang:

• Tellify als Verwerkingsverantwoordelijke: Wij bepalen het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens van onze eigen zakelijke klanten, websitebezoekers en contactpersonen (bijvoorbeeld voor facturatie, accountbeheer en website-analyse).
• Tellify als Verwerker (voor onze zakelijke klanten): Wanneer u als zakelijke klant onze AI-telefoondienst inzet, worden inkomende en uitgaande telefoongesprekken van uw bellers verwerkt door onze systemen. In die situatie bent u (de zakelijke klant) de Verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van uw bellers. Tellify treedt op als Verwerker. Op deze verwerking is onze separate Verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement / DPA) van toepassing.

2. Contactgegevens van de Verwerkingsverantwoordelijke

3. Persoonsgegevens van onze Zakelijke Klanten (Tellify als Verantwoordelijke)

Wanneer u een overeenkomst aangaat met Tellify, een account aanmaakt of contact met ons opneemt via https://tellify.nl, verwerken wij de volgende categorieën gegevens:

• Contact- en bedrijfsgegevens: Bedrijfsnaam, naam van de contactpersoon, vestigingsadres, zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer en KvK-nummer.
• Financiële en facturatiegegevens: Factuuradres, IBAN/SEPA-machtigingsgegevens, betaalgeschiedenis en transactiegegevens via onze betaalprovider (Stripe).
• Account- en configuratiegegevens: Inloggegevens, API-sleutels, metadata over uw gekozen assistent-instellingen en prompts.
• Websitebezoekers & Telemetrie: IP-adres, browserversie, datum/tijd van bezoek en functionele cookies.

Cookies en webanalyse

Wij plaatsen alleen functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website (zoals uw inlogsessie en uw cookiekeuze). Daarnaast meten wij het gebruik van onze website met Google Analytics 4, zodat wij kunnen zien welke pagina's goed werken en waar bezoekers vastlopen. Deze analytische cookies plaatsen wij uitsluitend na uw expliciete toestemming via onze cookiebanner: zolang u niet accepteert, worden er geen analytische cookies gezet en worden uw bezoeken niet gemeten. U kunt uw keuze op elk moment wijzigen via de link “Cookie-instellingen” onderaan elke pagina. Wij hebben Google Analytics geconfigureerd met IP-anonimisering (IP's worden ingekort vóór opslag) en wij delen geen meetgegevens voor advertentie-doeleinden.

Doeleinden en Rechtsgronden (Art. 6 AVG)

• Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6 lid 1 sub b AVG): Om onze AI-telefoniedienst te leveren, storingen te verhelpen, instellingen te beheren en de dienstverlening technisch operationeel te houden.
• Wettelijke verplichting (Art. 6 lid 1 sub c AVG): Voor het voldoen aan de fiscale bewaarplicht van debiteuren- en facturatiegegevens (7 jaar volgens de Nederlandse belastingwetgeving).
• Gerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f AVG): Voor het beveiligen van onze systemen, het voorkomen van fraude, het optimaliseren van onze dienstverlening en zakelijke communicatie met bestaande afnemers.

4. Gespreksgegevens van uw Bellers (Tellify als Verwerker)

Wanneer uw zakelijke telefoonlijn doorschakelt naar de AI-spraakassistent van Tellify, worden door onze systemen telefoongesprekken verwerkt. Hierbij worden de volgende gegevensstromen onderscheiden:

• Telefonie- en verbindingsgegevens: Telefoonnummer van de beller, tijdstip, gespreksduur en technische netwerkstatistieken.
• Spraakaudio (optioneel): Het realtime audiosignaal van de beller. Audio-opnames worden uitsluitend opgeslagen indien u deze functie expliciet heeft geactiveerd in uw configuratie.
• Transcripten en tekstlogs: De schriftelijke uitschrijving van het gesprek ten behoeve van de AI-taalverwerking en analyse.
• Gestructureerde gespreksdata: Gegevens die de beller verstrekt om geholpen te worden (zoals naam, reden van bellen, gewenste afspraaktijd of ordergegevens).

Dataminimalisatie, PII-maskering en Zero-Data-Retention

Tellify hanteert het principe van dataminimalisatie:

• Audio-opslag: Audio-opnamen kunnen volledig worden uitgeschakeld. Het spraakgeluid wordt in dat geval uitsluitend in het vluchtige geheugen (RAM) verwerkt om tekst te genereren en daarna direct vernietigd.
• PII-Scrubbing: Gevoelige persoonsgegevens (zoals betaalgegevens of burgerservicenummers) kunnen automatisch worden gemaskeerd in transcripten.
• Directe Verwijdering: Klanten kunnen kiezen voor een zero-retention configuratie, waarbij transcripten en bellogs direct na doorgifte aan uw CRM, agenda of e-mail worden gewist van de servers van Tellify en Retell AI.

Agendakoppeling (bijvoorbeeld Google Agenda)

Wanneer u als zakelijke klant uw agenda koppelt via het dashboard, geeft u Tellify toestemming om tijdens gesprekken van uw assistent uw agenda te raadplegen en afspraken vast te leggen. Daarbij geldt:

• Wat wij gebruiken: Bezette en vrije tijden in uw agenda, en de gegevens van een nieuwe afspraak (naam en telefoonnummer van de beller, tijdstip en korte toelichting). De inhoud van uw bestaande afspraken lezen wij niet uit.
• Alleen na akkoord: Een afspraak wordt pas vastgelegd nadat de beller het voorgestelde tijdstip heeft bevestigd.
• Geen wachtwoorden of tokens bij Tellify: De inlog verloopt via het officiële venster van de aanbieder. De toegangssleutels worden beheerd door onze sub-verwerker Nango; Tellify bewaart alleen een verwijzing naar de koppeling, de status en het gekoppelde e-mailadres.
• Intrekken: U kunt de koppeling op elk moment verbreken via 'Ontkoppelen' in uw dashboard of via de beveiligingsinstellingen van uw Google-account. Toegang vervalt dan direct.
• Google API-gegevens: Het gebruik van gegevens uit Google-API's voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. Deze gegevens worden niet gebruikt voor advertenties of voor het trainen van AI-modellen.

5. AI-transparantie en de EU AI Act

In overeenstemming met de Europese Verordening op de Artificiële Intelligentie (EU AI Act) waarborgen onze systemen transparantie richting natuurlijke personen:

• De AI-assistenten van Tellify zijn zo geconfigureerd dat zij aan het begin van een gesprek transparant kenbaar kunnen maken dat de beller spreekt met een digitale/AI-gestuurde assistent.
• Indien gesprekken worden opgenomen voor kwaliteits- of verificatiedoeleinden, bent u als zakelijke klant verplicht een voorafgaande melding op te nemen in de welkomstboodschap (bijv. "Dit gesprek kan worden opgenomen...").

6. Sub-verwerkers en Doorgifte buiten de EER

Voor het leveren van een ultra-lage latentie telefoondienst maakt Tellify gebruik van gespecialiseerde toeleveranciers (sub-verwerkers). Wij sluiten met al onze partners verwerkersovereenkomsten af met strikte afspraken over beveiliging en geheimhouding.

Doorgifte buiten de EER: Waar data wordt verwerkt in de Verenigde Staten, geschiedt dit op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (het EU-US Data Privacy Framework) dan wel op basis van de door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC's).

Geen AI-modeltraining: Wij verplichten onze sub-verwerkers contractueel dat gespreksdata, audiobestanden en transcripten van onze klanten niet worden gebruikt om openbare AI-modellen te trainen.

7. Bewaartermijnen

Tellify bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het realiseren van de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld:

• Klantaccountgegevens: Bewaard zolang uw overeenkomst met Tellify actief is, plus maximaal 2 jaar na beëindiging voor administratieve afhandeling.
• Financiële administratie en facturen: 7 jaar conform de wettelijke fiscale bewaarplicht van de Belastingdienst.
• Gesprekstranscripten en metadata: Standaard 30 dagen ter controle en storingsanalyse door de zakelijke klant, tenzij via het dashboard of de API een kortere termijn (zoals directe verwijdering) is geconfigureerd.
• Audio-opnames (indien ingeschakeld): Maximaal 30 dagen, tenzij door de klant tussentijds gewist.

8. Beveiligingsmaatregelen

Tellify heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking:

• Encryptie in transit: Alle gegevensstromen tussen de beller, telefonieproviders, onze servers en externe AI-engines zijn beveiligd via TLS 1.3-versleuteling en Secure SIP (SRTP).
• Encryptie at rest: Opgeslagen gegevens, databases en back-ups worden versleuteld opgeslagen (AES-256).
• Toegangsbeheer: Toegang tot productiesystemen en databases is strikt beperkt volgens het need-to-know-principe en beveiligd met tweeledige verificatie (MFA).

9. Rechten van Betrokkenen

Onder de AVG heeft u (en hebben uw bellers) de volgende rechten ten aanzien van persoonsgegevens:

• Recht op inzage: U heeft het recht om te zien welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: U kunt verzoeken om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
• Recht op gegevenswissing ("vergetelheid"): U kunt verzoeken om uw gegevens te wissen, mits er geen wettelijke bewaarplicht (zoals de fiscale bewaarplicht) van toepassing is.
• Recht op beperking van de verwerking: U kunt verzoeken om het gebruik van uw gegevens tijdelijk stil te zetten.
• Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit): U heeft het recht om de gegevens die u aan ons heeft verstrekt in een gestructureerd en gangbaar machineleesbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.

Let op voor bellers van onze zakelijke klanten:

Wanneer u een telefoongesprek heeft gevoerd met een organisatie die gebruikmaakt van Tellify, dient u uw verzoek tot uitoefening van uw privacyrechten primair in te dienen bij de betreffende organisatie (de Verwerkingsverantwoordelijke). Tellify zal als Verwerker op instructie van die organisatie meewerken aan het verzoek.

Verzoeken aan Tellify kunnen worden ingediend via: privacy@tellify.nl. Wij reageren binnen vier weken op uw verzoek.

10. Klacht indienen bij de Toezichthouder

Mocht u van mening zijn dat wij uw persoonsgegevens niet op de juiste wijze verwerken, dan gaan wij graag eerst met u in gesprek om tot een oplossing te komen. U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Wijzigingen in deze Privacyverklaring

Tellify behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen indien ontwikkelingen in onze technologie, wetgeving of dienstverlening daartoe aanleiding geven. De meest actuele versie is te allen tijde raadpleegbaar via https://tellify.nl/privacy.